Kvalitetssikret av Fagforbundet, seksjon for kontor og administrasjon (faggruppa for personal) 15. oktober 2020

Sekretær

Ein sekretær svarer på telefonar og e-postar, utfører saksbehandling og andre administrative oppgåver.

Arbeidsoppgaver

Sekretæren utfører administrativt arbeid, deriblant saksbehandling og daglege driftsoppgåver i eit kontorfellesskap. Sekretæren har ein støttefunksjon og er ein viktig del av den daglege drifta av ein arbeidsplass.

Vanlege arbeidsoppgåver for sekretæren:

å svare på telefonar og e-post
skrive brev, referat og andre document
utføre saksbehandling og andre administrative oppgåver

Sekretæren bruker datamaskin dagleg i arbeidet. Det er viktig å kunne tekstbehandlingsverktøy og verktøy som databasar, rekneark, presentasjonsverktøy og administrasjonsverktøy. Som sekretær bør du også ha kunnskap om økonomistyring og kunne meistre rekneskapsprogram.

Det er viktig å kunne framandspråk, spesielt engelsk. Munnleg og skriftleg kommunikasjon er ein viktig del av jobben. Enkel omsetting kan også vere ei arbeidsoppgåve.

Sekretæren kan ha spesiell kompetanse innan eit bestemt fagområde. Ein helsesekretær har god kunnskap om journalskriving og pasientbehandling, mens ein advokatsekretær har god kunnskap om lovar og rettsomgrep.

Hvor jobber sekretærar ?

Som sekretær kan du jobbe innan dei fleste bransjar: både i stat og kommune og i det private næringslivet. Enkelte bransjar krev ein meir spesialisert kompetanse. Du kan i så fall velje å utdanne deg til eksempelvis advokatsekretær, helsesekretær eller administrasjonssekretær.

Intervjuer

Sekretær

Eirin Hagen

Da jeg var lita lekte jeg at jeg jobbet sånn som dette, med å ta telefonen, ta imot bestillinger og gi beskjeder forteller sekretær Eirin Hagen.

Les intervjuet

Viktige egenskaper

Ein sekretær må vere rask og nøyaktig og til ei kvar tid ha oversyn. Som sekretær må du kunne jobbe sjølvstendig og systematisk. Du må også kunne uttrykke deg godt både skriftleg og munnleg. Gode språkkunnskapar er ein stor fordel.

Lønn

Utdanning

Sekretærar har ulik utdanningsbakgrunn. Somme har utdanning på vidaregåande nivå eller fagskule, mens andre har høgare utdanning. På universitet og høgskole kan særleg utdanning innan administrasjon vere nyttig.

De som jobber som sekretærar har som oftest studert:

Kilde: Statistisk sentralbyrå 2022. Tall fra høsten 2021.

De vanligste jobbene blant kontor- og sekretærutdanna

Kilde: Statistisk sentralbyrå 2022. Tall fra høsten 2021. Forklaring til statistikken

Hvilke utdanninger inngår?

543199 - Sekretærutdanning, uspesifisert, påbygging til videregående utdanning
543101 - Sekretærutdanning, ettårig
449901 - Språk- og saksbehandlerlinje, VK II
443201 - Kontor- og administrasjonsfaget, Vg3
441106 - Økonomiske og administrative fag, VK II

Arbeidsmarked

Her finner du en oversikt over bedrifter som har stillinger i dette yrket eller lignende yrker. Dette kan være nyttig for den som leter etter arbeidsplass, læreplass eller hospiteringsplasser. Oversikten kan også være nyttig for skoler som vil finne bedrifter de kan samarbeide med.

Bedrifter med sekretærar

Kilder: Vigo, NAV

Vigo

Informasjon om løpende lærekontrakter og godkjente lærebedrifter hentes fylkesvis fra Vigo. Alle landets fylker har inngått en driftsavtale med Vigo og Utdanning.no for å få denne informasjonen presentert våre nettsider.

Vi henter nye data fra Vigo og oppdaterer informasjonen om lærlinger og lærebedrifter hver natt.

NAV

Arbeidslivsinformasjon får vi fra Nav sitt Arbeidsgiver- og arbeidstakerregister (Aa-registeret).

Arbeidsgivere plikter å registrere sine ansatte i Aa-registeret, blant annet med riktig stillingstittel. Det er 9000 ulike stillingstitler (STYRK-koder) å velge mellom. Noen yrker har mange detaljerte og dels overlappende underkategorier, eksempelvis rørleggere, og andre yrker mangler en egen kategori, eksempelvis hematologer. Dette betyr at det alltid vil forekomme noen unøyaktigheter og feilregistreringer.

Vi har knyttet flest mulig av Nav sine 9000 stillingstitler opp mot 600 yrkesbeskrivelser på Utdanning.no. Dette er en manuell prosess og feil kan forekomme. Vi jobber kontinuerlig med å kvalitetssikre disse koblingene og tar gjerne imot innspill.

Noen stillingstitler fra Aa-registeret er koblet til mer enn én yrkesbeskrivelse. Stillingstittelen "Spesialarbeider (Snekker)" er for eksempel knyttet opp mot yrkene "Møbelsnekker", "Trevaresnekker" og "Industrisnekker". Om en legger sammen stillingstall for disse enkeltyrkene vil det samlede stillingstallet bli for høyt.

Vi innhenter nye data fra Aa-registeret og oppdaterer arbeidslivsinformasjonen slik at vi har nye data på morgenen den 13. i hver måned.

Hvilke stillingstitler er med?