Sekretær

Hvorfor valgte du å bli sekretær?

– Jeg jobbet som omsorgsarbeider i flere år. Etter mange år i et pleie- og omsorgsyrke ønsket jeg å bygge videre på det. Jeg hadde også et ønske om en kontorjobb med bedre arbeidstid. Da jeg fant ut at jeg kunne studere helseadministrasjon på Fagskolen Viken, føltes det veldig riktig.

Image

Hvordan er en vanlig arbeidsdag for deg?

– Arbeidsdagen min er fra klokken 8-15.30. Jeg jobber på en ungdomspsykiatrisk avdeling for barn og unge opptil 18 år. Vi er to sekretærer som jobber på avdelingen. Som regel har vi omkring ti pasienter som er lagt inn hos oss, men det kan variere veldig. Det er ulike grunner til at de er innlagt, men en av de vanligste årsakene at de sliter med spiseforstyrrelser. 

Den første timen på jobb går med på å få oversikt over hendelsene fra kvelden og natten før. Mandag er gjerne den travleste dagen, for da må vi også se på hva som har skjedd i helga. Klokka 8.15 har vi alltid et felles informasjonmøte hvor vi går gjennom det vi trenger å vite om det som har skjedd. Har det kommet noen nye pasienter? Har det skjedd noe som gjør at vi må sette i gang tiltak? Hvis noen har måtte bruke tvang på en pasient, er det for eksempel en del skjemaer som må fylles ut, og det må tas kontakt med ulike instanser. Til stede på disse møtene er både leger, psykologer og miljøarbeidere.

Etter møtet går vi i gang med arbeidsoppgavene. Når vi er to sekretærer på jobb, fordeler vi arbeidet mellom oss. Vi har en rekke ulike oppgaver, og det er viktig å lage seg en prioriteringsliste over alle oppgavene. 

Leger og psykologer vil ikke bruke mer tid enn nødvendig foran PC-en – de vil bruke tiden sin på å behandle. Derfor oppretter vi dokumenter for dem, sender henvisninger til riktig instans og lager avtaler dersom pasientene skal ha nye timer. Videre oppretter vi bekymringsmeldinger til barnevernet, registrerer bruk av tvang og innhenter samtykke fra foreldre hvis pasientene er under 16 år. En stor del av jobben foregår i det som heter DIPS, som er sykehusets journalsystem. Det er sekretærens jobb å sørge for at alt blir lagt riktig inn i systemet, og det er en rekke koder som må huskes.

Vi fungerer som en type ryddehjelpere, og det er viktig å ha oversikt over det som skjer på avdelingen. Vi må for eksempel passe på tidsfrister, og ofte må vi minne legene på å skrive epikriser. Hvis ikke tidsfristene blir overholdt, blir det registrert som brudd. Hvis det er pasienter som ikke har vært hos oss på en stund, men fortsatt står åpne i systemet, må vi snakke med behandleren for å finne ut om vedkommende kan avsluttes. 

En del av tiden går også med på å skrive ned det legene har diktert. De fleste skriver inn i journalene selv, men det er noen som fremdeles bruker diktafon for å ta opp det de sier. Da må vi opprette riktig dokument i DIPS og skrive inn det de har tatt opp. Vi har også faste rapporter som vi har ansvar for å få gjort, noe hver uke, og noe en gang i måneden. En gang hver 14. dag kommer kontrollkommisjonen for å gå gjennom alle tvangsvedtak og se at alt har blitt gjort på riktig måte, og da må det kunne forsvares. 

I tillegg hender det at vi også er referenter på møter. Dessuten kommer alle oppgaver som man kanskje ikke tenker så mye over på et kontor, som å sette frem vann og kaffe når det er møter og å passe på at lageret inneholder det vi trenger av utstyr. Innimellom tar vi oss også av matbestillinger.

Hva kreves for å kunne jobbe som sekretær?

– Det er forskjellige veier inn i sekretæryrket, og de som jobber med det har ulik utdanningsbakgrunn. Man kan ha utdanning på videregående nivå eller fagskole, mens andre har høyere utdanning. 

Jeg hadde en bakgrunn som omsorgsarbeider – det som nå heter helsefagarbeider. Etter flere år i dette yrket tok jeg et to års deltidsstudium i helseadministrasjon på Fagskolen Viken. Alle som gikk der, hadde et helsefaglig fagbrev i bunn. 

Studiet var lagt opp slik at det var mulig å kombinere jobb, studie og familieliv. Etter disse to årene kunne jeg kalle meg sekretær. Det jeg lærte på fagskolen, var veldig nyttig og forberedte meg godt til rollen som sekretær. Det første halve året hadde vi mye sosiologi og psykologi. Etter det lærte vi alt fra rettskriving og Excel, i tillegg til at vi var innom sykdommer som man kan møte ulike steder man jobber. Vi lærte også mye om service og hvordan man møter mennesker. Det var både gruppearbeid og rollespill for å lære seg å takle ulike situasjoner.

Hvem passer dette yrket for, og hvem passer det ikke for?

– Hvis du ikke takler stress, er ikke dette yrket noe for deg. Det kan være tidsfrister det er umulig å overholde. Hvis man kommer fra et helseyrke med pleie, tenker man kanskje at det er roligere å jobbe på et kontor. Det er ikke helt riktig. Det er hektisk på en annen måte, og man kan bli sliten i hodet etter en dag på jobb. Noen ganger kan du bli revet og slitt i, og da må du kunne prioritere og stå i valget ditt.

Du må både ha ordenssans og prioriteringssans. Det er fort gjort at alle arbeidsoppgavene kan virke overveldende. Du må ha evnen til å se alle oppgavene som skal gjøres, samtidig som du må godta at du bare kan gjøre en ting om gangen.

Du kan møte alle typer mennesker som gjerne er i vanskelige situasjoner. De kan være sinte, sure eller triste, og de kan la humøret sitt gå ut over deg, men du kan ikke la det påvirke deg for mye. I jobben min er det nødvendig med litt galgenhumor – det tror jeg er viktig når man stadig møter på triste skjebner.

Det er også viktig at du ikke er redd for å snakke med andre, for det er der vi innhenter veldig mye informasjon. Du må kunne være litt «på» og oppsøke folk der det er nødvendig. Det vil ikke fungere hvis du er sjenert og forsiktig. 

Hva liker du best med å være sekretær?

– Jeg liker å ha den store oversikten, å kunne koordinere og å ha kontroll på det som må gjøres. Jeg synes også det er tilfredsstillende å rydde opp etter folk. Det gir meg en god følelse å få gjøremål unna, og å sørge for at folk blir ferdig med oppgavene sine. Jeg liker også at hverdagen er variert ved at jeg på den ene siden har mye kontakt med kollegaer og pasienter, og på den andre siden har selvstendige arbeidsoppgaver.

Hva liker du minst?

– Jeg misliker de gangene jeg ikke blir ferdig med en oppgave, som når det ligger en oppgave og venter på deg, men du blir ikke ferdig fordi du er avhengig av andre for å få fullført den. Jeg liker ikke å mase på folk, men innimellom er det nødvendig. 

Image

Hvilke andre muligheter finnes innenfor yrket?

– Det finnes mange ulike retninger man kan velge som sekretær, både innenfor og utenfor helseområdet. I noen av yrkene består jobben nesten bare av å skrive, for andre er det mange telefoner. Og så handler det ofte mye om å møte mennesker. Nesten alle avdelinger på sykehuset har sekretærer. Det finnes også rene skrivestuer der sekretærene kun skriver det legene dikterer. 

Det er også muligheter for å jobbe seg oppover slik at man kan få en lederjobb. 

Hva tjener en sekretær?

– Startlønnen som sekretær er litt i overkant av 437 000 kroner.

Hvordan er sjansene for å få jobb som sekretær?

– Jeg tror det er ganske gode sjanser. Jeg har i alle fall alltid hatt jobb etter at jeg ble ferdig, selv om det ikke nødvendigvis var fast jobb med en gang. Jeg søkte på vikariater, og så gikk det over til fast etter hvert. Jeg ser at det blir lyst ut sekretærjobber støtt og stadig.