Sekretær

Hvorfor valgte du å bli sekretær?

– Da jeg var lita, lekte jeg at jeg jobbet sånn som dette, med å ta telefonen, ta imot bestillinger og gi beskjeder. Ønsket om å jobbe administrativt har nok alltid ligget der. Tidligere jobbet jeg i barnehage, men jeg trengte en forandring. Da tok jeg en yrkesveiledning-test, som viste at jeg passet til arbeid i retning sekretær eller resepsjonist. Her får jeg fremdeles jobbe med mennesker.

Image

Hvordan er en vanlig arbeidsdag for deg?

– Hverdagen inneholder veldig mye forskjellig, det varierer stort fra dag til dag. Arbeidstiden min er fra klokken åtte til klokken fire hver dag. Jeg sitter på kontoret, og er en del av administrasjonen. Hver morgen starter med at jeg sjekker e-posten. Jeg videresender og svarer på mail, og printer ut fakturaer. Dette er blant de faste oppgavene jeg har hver dag, i tillegg til å ta telefonen og hente posten.

Jeg er den første man møter når man kommer til på skolen. Jeg har oversikten over e-post, innkommende telefoner, arkivering, varebestilling og oppdatering av ulike maler og lister. Jeg samarbeider tett med daglig leder, og har kontakt med foreldre, elever og lærere. Hvis noen trenger busskort, taxibestilling eller kjøring til legevakten kommer de til meg.

Kontoret fungerer noen ganger litt som et venteværelse, hvor elever kan sitte dersom de skal snakke med daglig leder, eller for eksempel venter på å bli hentet hvis de er syke. Jeg skriver referater etter møter, ordner med kartleggingsprøver og elevundersøkelser og gjør forefallende arbeid. Det er viktig at jeg holder meg oppdatert på lovverk.

Ellers varierer arbeidsoppgavene med skolens årshjul, og da er disse avhengig av hvor i skoleåret vi befinner oss. Å gi en detaljert beskrivelse av en arbeidsdag er nærmest umulig, siden det er så stort spenn og ganske uforutsigbart. Jeg har noen faste oppgaver, og så er det ting som bare dukker opp.

Hva kreves for å kunne jobbe som sekretær?

– Du må ha god skriftlig og muntlig framstillingsevne, samtidig som du evner å samarbeide godt med andre. For å holde oversikten bør man være strukturert og selvstendig. Jeg er utdannet førskolelærer, og har jobbet som pedagogisk leder. Dermed hadde jeg kjennskap til administrativt arbeid som å skrive referater og rapporter. Ellers tror jeg at personlige egenskaper er det viktigste.

Hvem passer dette yrket for, og hvem passer det ikke for?

– Det passer for en som liker å ha oversikt, selv om det er mange baller i lufta og mye som skjer på en gang. Du må tåle å bli avbrutt, samtidig som du er imøtekommende og et hyggelig ansikt utad. Du sitter på mye informasjon, og må være tilgjengelig fra klokka åtte om morgenen til fire om ettermiddagen.

Jeg tror ikke dette yrket passer for en som ønsker seg en veldig forutsigbar hverdag, eller som ikke håndterer å bli forstyrret i det du driver med. Du får også mange spørsmål og oppgaver som det kanskje ikke er en fasit på, og som du må finne ut av.

Hva liker du best med yrket ditt?

– Det jeg liker både best og minst, er å være tilgjengelig for alle. Dagene går raskt, og det er en kombinasjon av å jobbe med mennesker, og andre faste og uforutsette oppgaver. Noen ganger kan jeg fordype meg i et referat, eller plotte inn elever, mens i neste sekund er det noe helt annet. Jeg trives med en servicerolle, samt å bli gitt oppgaver.

Hva liker du minst med yrket ditt?

– Det er ikke alle dager det passer å være tilgjengelig for alle, og man kan ikke stenge døra. Du må være åpen for alt som skjer, og prioritere arbeidsoppgavene.

Image

Hvilke andre muligheter finnes innenfor yrket?

– Du kan spesialisere deg innen regnskap, helse eller bli advokatsekretær for eksempel.

Hva kan man forvente i lønn som sekretær?

– Jeg tjener rundt 460.000 kroner i året.

Hvordan er sjansene for å få jobb innen dette yrket?

– Jeg har inntrykk av at det er mange sekretærer som holder på jobben sin, og blir værende. Jeg tror ikke det er så mange rene sekretærstillinger lenger, men at man får andre yrkestitler som konsulenter, saksbehandlere og slikt.