Kvalitetssikret av Fagforbundet, seksjon for kontor og administrasjon (faggruppa for personal) 15. oktober 2020

Sekretær

En sekretær svarer på telefon og e-post, utfører saksbehandling og andre administrative oppgaver.

Arbeidsoppgaver

Sekretæren utfører administrativt arbeid, deriblant saksbehandling og daglige driftsoppgaver i et kontorfellesskap. Sekretæren har en støttefunksjon og er en viktig del av den daglige driften av en arbeidsplass.

Vanlige arbeidsoppgaver for sekretæren:

svare på telefoner og e-post
skrive brev, referater og andre dokumenter
utføre saksbehandling og andre administrative oppgaver

Sekretæren bruker data daglig i sitt arbeid. Tekstbehandlingsverktøy og verktøy som databaser, regneark, presentasjonsverktøy og administrasjonsverktøy er viktig å kunne. Det forventes også at du har kunnskap om økonomistyring og regnskapsprogram.

I en del stillinger er det viktig å beherske fremmedspråk, spesielt engelsk. Både muntlig og skriftlig kommunikasjon er en viktig del av jobben. Enkel oversetting kan også være en arbeidsoppgave.

Sekretæren kan ha spesiell kompetanse innenfor et bestemt fagområde. En helsesekretær har god kunnskap om journalskriving og pasientbehandling, mens en advokatsekretær har god kunnskap om lover og rettsbegreper.

Hvor jobber sekretærer ?

Som sekretær kan du jobbe innenfor de fleste bransjer, både i stat og kommune og i privat sektor. Enkelte bransjer krever mer spesialisert kompetanse, og du kan da velge å utdanne deg til advokatsekretær, helsesekretær eller administrasjonssekretær.

Intervjuer

Sekretær

Eirin Hagen

Da jeg var lita lekte jeg at jeg jobbet sånn som dette, med å ta telefonen, ta imot bestillinger og gi beskjeder forteller sekretær Eirin Hagen.

Les intervjuet

Viktige egenskaper

En sekretær må være rask og nøyaktig, og til enhver tid ha oversikt. Du må kunne jobbe selvstendig og systematisk. God skriftlig og muntlig framstillingsevne er en forutsetning, og gode språkkunnskaper er en fordel.

Lønn

Utdanning

Sekretærer har ulik utdanningsbakgrunn. Noen har utdanning på videregående nivå eller fagskole, mens andre har høyere utdanning. På universitet og høgskole kan særlig utdanning innenfor administrasjon være nyttig.

De som jobber som sekretærer har som oftest studert:

Kilde: Statistisk sentralbyrå 2022. Tall fra høsten 2021.

De vanligste jobbene blant kontor- og sekretærutdannede

Kilde: Statistisk sentralbyrå 2022. Tall fra høsten 2021. Forklaring til statistikken

Hvilke utdanninger inngår?

543199 - Sekretærutdanning, uspesifisert, påbygging til videregående utdanning
543101 - Sekretærutdanning, ettårig
449901 - Språk- og saksbehandlerlinje, VK II
443201 - Kontor- og administrasjonsfaget, Vg3
441106 - Økonomiske og administrative fag, VK II

Arbeidsmarked

Her finner du en oversikt over bedrifter som har stillinger i dette yrket eller lignende yrker. Dette kan være nyttig for den som leter etter arbeidsplass, læreplass eller hospiteringsplasser. Oversikten kan også være nyttig for skoler som vil finne bedrifter de kan samarbeide med.

Bedrifter med sekretærer

Kilder: Vigo, NAV

Vigo

Informasjon om løpende lærekontrakter og godkjente lærebedrifter hentes fylkesvis fra Vigo. Alle landets fylker har inngått en driftsavtale med Vigo og Utdanning.no for å få denne informasjonen presentert våre nettsider.

Vi henter nye data fra Vigo og oppdaterer informasjonen om lærlinger og lærebedrifter hver natt.

NAV

Arbeidslivsinformasjon får vi fra Nav sitt Arbeidsgiver- og arbeidstakerregister (Aa-registeret).

Arbeidsgivere plikter å registrere sine ansatte i Aa-registeret, blant annet med riktig stillingstittel. Det er 9000 ulike stillingstitler (STYRK-koder) å velge mellom. Noen yrker har mange detaljerte og dels overlappende underkategorier, eksempelvis rørleggere, og andre yrker mangler en egen kategori, eksempelvis hematologer. Dette betyr at det alltid vil forekomme noen unøyaktigheter og feilregistreringer.

Vi har knyttet flest mulig av Nav sine 9000 stillingstitler opp mot 600 yrkesbeskrivelser på Utdanning.no. Dette er en manuell prosess og feil kan forekomme. Vi jobber kontinuerlig med å kvalitetssikre disse koblingene og tar gjerne imot innspill.

Noen stillingstitler fra Aa-registeret er koblet til mer enn én yrkesbeskrivelse. Stillingstittelen "Spesialarbeider (Snekker)" er for eksempel knyttet opp mot yrkene "Møbelsnekker", "Trevaresnekker" og "Industrisnekker". Om en legger sammen stillingstall for disse enkeltyrkene vil det samlede stillingstallet bli for høyt.

Vi innhenter nye data fra Aa-registeret og oppdaterer arbeidslivsinformasjonen slik at vi har nye data på morgenen den 13. i hver måned.

Hvilke stillingstitler er med?