Arkivar

Hvorfor valgte du å bli arkivar?

– Jeg har alltid likt å lese, hatt stor sans for struktur og systemer og utdannet meg derfor til bibliotekfaget. I en tidligere jobb, hvor jeg hadde fagansvaret på et bibliotek, fikk jeg også ansvaret for arkivet. For å lære faget, tok jeg ulike kurs via Norsk arkivråd og Arkivskolen. Jo mer jeg lærte, jo mer begeistret ble jeg.

For meg er demokratiet uhyre viktig, og arkivfaget handler om det å sikre informasjon for nåtiden og ettertiden. Jeg ble helt oppslukt i hvordan rammene, strukturene og handlingsrommet innenfor arkivfaget kan være med på å styrke demokratiet.

I tillegg er jeg interessert i ny teknologi og hvordan digitale muligheter kan effektivisere og forbedre hvordan vi tar vare på informasjon og gi innsynsmuligheter til folket. Det tok ikke lang tid før jeg søkte meg over i en arkivstilling til en fylkeskommune. Jeg ville jobbe hundre prosent med arkiv og har ærlig talt ikke angret en dag.

Image

Hvordan er en vanlig arbeidsdag for deg?

– Jobben min er å sikre gode løsninger for informasjonen vi produserer slik at vi kan gjenbruke den. Jeg er nyinnsatt i rollen og mye må falle på plass før jeg kan jeg beskrive en vanlig arbeidsdag. En del av min rolle skal i framtiden være å sikre gode arkivløsninger for informasjonen som produseres i de digitale løsningene i fylkeskommunene. Jeg ser for meg at en del av rollen min blir å sette i gang, lede og koordinere prosesser.

Vi er et IKT- og digitaliseringsselskap, eid av alle fylkeskommuner og Oslo kommune. Selskapet skal løse felles fylkeskommunale utfordringer innen digitalisering og IKT.

En typisk prosess jeg kan lede når vi kommer godt i gang, er å kartlegge og identifisere hvilken informasjon i et fagområde som skal effektiviseres, digitaliseres og automatiseres ved hjelp av teknologi og roboter. Min jobb, sammen med saksbehandlere og arkivarer fra fylkeskommunene, blir å identifisere hvilken informasjon som er journalføringspliktig, det betyr at informasjonen skal bevares og det skal sikres at folk får innsyn i den. Den journalføringspliktige informasjonen kommer på offentlig journal på internett, også det mange kaller for postliste. I offentlig journal kan innbyggerne og publikum følge med på korrespondansen inn og ut til fylkeskommunene og beslutninger som tas av offentlige organer.

I tillegg til å vurdere om informasjonen er journalføringspliktig, må vi også vurdere om informasjonen kan ha stor kulturell eller forskningsmessig verdi, eller om den inneholder rettslig informasjon, eller kan ha annen viktig informasjon som skal langtidsbevares.

Like viktig som å bevare informasjonen for ettertiden, er det også å gjøre informasjonen lett søkbar i nåtid. For eksempel kan saksbehandlere som har behov for å se på historikken i tidligere saker få mye dobbeltarbeid om de ikke kan eller får til å søke opp historisk informasjon. Det er viktig at en elev fra videregående skole som mister sitt vitnemål, får takk i et nytt, for eksempel.

Jeg jobber også sammen med fylkeskommunene og leverandørene for å utforske og utfordre dagens måter å arkivere informasjonen på og teste ut nye former for arkivering. Arkivfaget er spennende.

Hva kreves for å kunne jobbe som arkivar?

– Det er i dag flere veier å gå for å kunne jobbe med informasjonsforvaltning og arkivfaget. Det er ikke bare en type kompetanse vi trenger. Du kan velge blant IT, digitalisering, innovasjon, prosess- og prosjektledelse, personopplysningsloven, informasjonssikkerhet, arbeidsprosessforståelse og tjenestedesign. Å spesialisere seg på de kompetansene man er mest interessert, i tillegg til de rene arkivfagene, er lurt.

Det er ofte et krav om bachelor eller master i de ulike fagområdene rundt arkivområdet. Arkivutviklingen har gjort arkivfaget mer komplekst. Noen påstår at god håndtering av data vil bli vår nye olje. Data er informasjon. I møte med digital transformasjon og bruk av ny teknologi har arkivarens rolle endret seg. I dag er arkivarer blitt sentrale personer når virksomhetene skal jobbe med digital transformasjon og forbedring av sine prosesser.

Hvem passer dette yrket for, og hvem passer det ikke for?

– Jeg tror det kan passe for mange fordi arkivfaget er så allsidig og med behov for ulik kompetanse. En genuin interesse for å bevare informasjonen og kunne samarbeide godt i team er en fordel.

Jobben passer både for introverte og ekstroverte mennesker. Både de som liker å sitte dyp konsentrert med programmering, og de som vil være ute blant folk og drive opplæring for eksempel.

Hva liker du best med dette yrket?

– Det mest spennende er hvordan vi må jobbe sammen for å få til gode arkivløsninger. Før i tiden var det mye enklere å ta vare på dokumentasjonen. Da stemplet vi de fysiske brevene, påførte dato og arkivkoder og la det i arkivmappe.

I dag produserer vi og lagrer informasjon i uhorvelig mange ulike digitale systemer og i ulike formater. Se bare på hvordan vi i dag jobber og produserer informasjon i e-post, Teams, Slacks, i chatter, SMS, samskriving på filer i SharePoint, og i alle de ulike fagsystemene våre. Å sikre at vi tar vare på informasjonen som viser hvorfor og hvordan en beslutning og et vedtak ble tatt i en saksbehandlingsprosess er ikke så enkelt.

Hva liker du minst med yrket ditt?

– Lange beslutningsprosesser i offentlig forvaltning gjør meg både frustrert og utålmodig. Vi har en lang vei å gå for å forkorte prosessene og også det å definere rett beslutningstaker og nivå for de ulike sakene.

Image

Hvilke andre muligheter finnes det innenfor yrket?

– Det er mange veier man kan spesialisere seg. Man kan jobbe i et arkivdepot og på museum, i en kommune, en fylkeskommune, hos statsforvalteren eller i statlige direktorater. Det er også mange private virksomheter som har informasjons og dokumentasjonsforvaltere.

Jeg selv har videreutdannet meg innen ledelse, og har også hatt muligheten til å utøve rollen som arkivleder med personal-, budsjett- og økonomiansvar.

Hva kan man forvente i lønn som arkivar?

– Lønnen varierer en god del mellom det offentlige, det private og hvor i landet man bor. For en uten høyere utdanning vil jeg tro startlønnen kan være fra 450 000 kroner i året. Med en bachelor eller master, vil jeg tippe fra 550 000–600 000 kroner i året. Etter flere års erfaring, og litt avhengig av hvilke områder man spesialiserer seg på, kan lønnen bli opp mot en million kroner.

Hvordan er sjansene for å få jobb som arkivar?

– Det et stort behov etter mennesker med kompetanse om informasjonsforvaltning og digitalisering. Det produseres informasjon i uhorvelige mengder og jeg tror det er veldig enkelt å få jobb i dag med rett kompetanse. Mange er bekymret for at arkivarfaget kan bli automatisert bort. Det tror jeg ikke mulig. Faget endrer form og det vil alltid være behov for mennesker som kan utøve skjønn, vurdere og tolke arkivfaglige utfordringer sammen.