Arrangementsplanlegger

Hvorfor valgte du å bli arrangementsplanlegger?

– Jeg har jobbet i hotellbransjen siden 1998, og planlegging var det naturlige steget videre for å få utfordringer i arbeidshverdagen. Å bli arrangementsplanlegger var noe som tiltalte meg som person. De personlige egenskapene man må ha for å lykkes, er for meg naturlig å bruke. Man bruker hele kroppen, og må se det store bildet samtidig som man tenker på alle de små detaljene. Det er en veldig omfangsrik og krevende jobb, og samtidig fryktelig artig når man lykkes.

Image

Sylwia Sørensen

Hvordan er en vanlig arbeidsdag for deg?

– Det finnes ikke en vanlig arbeidsdag, alle dager er forskjellige. Jeg vet ikke helt hva som venter når jeg kommer på jobb. Jeg kan ha en plan om hva jeg har lyst å få gjort, og hvis jeg er heldig får jeg gjort en del av det. I utgangspunktet jobber jeg fra mandag til fredag kl. 8–16.00. Noen ganger er det ting som gjør at jeg forskyver arbeidstiden, men jeg prøver å forholde meg til 7,5 timers arbeidsdager fem dager i uka.

Det finnes mange forskjellige typer arrangementer. Arrangementer som konfirmasjoner og bryllup er veldig personlige arrangementer. Å planlegge dem kan være ganske tidkrevende. Det handler mye om detaljer, og arrangørene er sterkt involvert i planleggingen. Andre arrangementer kan være konferanser med 20 personer som egentlig ikke trenger mer enn et møterom og tilgang til kaffe. Du har også arrangementer med 400–500 deltakere, utstillinger, ulike presentasjoner og utflukter som krever mange arbeidstimer å planlegge.

Jeg vil anslå at på The Edge har vi i snitt tusen arrangementer i løpet av ett år. Ingen av er like. Vi er et team som samarbeider om planlegging av arrangementer. Hvis man er nøye med jobben sin er absolutt alt planlagt, skrevet inn og kommunisert videre på driftsmøter. Da skal ikke være nødvendig å improvisere under arrangementene. Hvis man gjør det som skal gjøres skal det ikke være behov for å finne nødløsninger på ting.

Hva kreves for å kunne jobbe som arrangementsplanlegger?

– Det er fordel at man har erfaring fra driftsavdeling på hotell. Det gjør det litt enklere å se sammenhengen i arbeidet. I dette yrket bør man være litt nøye, bruke litt tid på å få ting riktig, og det er en fordel om man er et rutinemenneske. Hvis man har gode arbeidsvaner og klarer å holde dem ved like, så blir jobben mye enklere.

Hvis man synes at arrangementsplanlegger høres spennende ut, så bør man undersøke om det finnes muligheter til å være på et hotell eller et reisebyrå når man skal på utplassering eller på PRYO-uke. Du bør være tydelig på hva du ønsker, fordi du kanskje kan få muligheten til å bli plassert på de avdelingene som jobber heltid eller deltid med arrangementsplanlegging. På den måten kan du få litt innsikt i jobben. Du kan også ta strøjobber for å få litt erfaring. Du kommer nok til å kjenne ganske fort om det passer deg eller ikke.

Det finnes muligheter for å ta fagbrev innenfor flere felt som kan være relevant i forhold til å jobbe med arrangementsplanlegging. Ulike utdanninger kan føre til en slik jobb. Her er det ingenting som er rett eller galt. Man må finne sin egen vei innenfor sine egne interesser. Det kan være for eksempel innen kommunikasjon, markedsføring eller hotell-ledelse.

Å kunne grunnleggende økonomi helt klart er kjempefint å ha uansett hvilken jobb man har. I Nordic Choice Hotels, har vi avsatt ganske mye midler til etter- og videreutdanning for ansatte, så ansatte kan søke om få dekket utdanninger som anses som relevant for deres stillinger. Det finnes trolig lignende muligheter i andre bedrifter.

Hvem passer dette yrket for, og hvem passer det ikke for?

– Jeg har ikke et godt svar på det. Jeg tenker at i utgangspunktet må man prøve seg litt frem. Det finnes menneskelige egenskaper hos de fleste som gjør at man kan lykkes med arrangementsplanlegging. Ikke alle passer til alt, men man kan finne det man er god til.

Det er en klar fordel å prate skandinavisk språk, for å kommunisere med både kollegaer og arrangørene. I alle mine år i hotellbransjen har jeg jobbet med skandinavisktalende kolleger, så å prate skandinavisk språk er helt klart en fordel i en del sammenhenger. Men verden er i forandring, det kan være at en engelskspråklig arrangementsplanlegger lykkes like godt. Selvfølgelig er det viktig at du kan engelsk også, fordi det finnes mange engelsktalende arrangører og gjester.

Hva liker du best med å være arrangementsplanlegger?

– Det jeg liker best med yrket er den store variasjonen i arbeidsoppgaver. Ingen dager er like her. Man får også en utrolig god følelse når man får tilbakemelding fra en arrangør om at arrangementet har vært bra. Da blir man litt stolt.

Hva liker du minst?

– Det vil alltid være elementer i arbeidshverdagen som er mindre givende. Det kan være når jeg møter mennesker som er vanskelig å samarbeide med, det kan være krevende. Men det jeg egentlig liker minst er når ting ikke går etter planen. Det er også krevende når man kommer i en forhandlingssituasjon om kostnader etter et arrangement.

Image

Sylwia Sørensen

Hvilke andre muligheter finnes innenfor yrket?

– Det finnes massevis av muligheter. Nå er jeg i hotellbransjen. Her finnes det muligheter til å jobbe blant annet med booking, salg, økonomi eller markedsføring. Du kan også gå videre og bli avdelingsleder eller revenue manager, det er en jobb der man blant annet jobber med prissetting og analyse.

Arrangementer er viktige både for hoteller og for andre leverandører. Tidligere har jeg jobbet som professional conference organiser (PCO). Da samarbeidet vi med hoteller, men var et mellomledd mellom hotellene og arrangørene. Når du jobber som PCO har du et litt annet fokus enn hvis du jobber på et hotell. Når du jobber på hotellet kjenner du hotellet godt. Da vet du om hotellets muligheter, begrensninger, og har erfaring fra lignende arrangementer. Som PCO må du bli kjent med ulike plasser og stole på den lokale kunnskapen som finnes der. En god PCO samarbeider veldig tett med arrangementskoordinatorer på hotellet for å sikre et godt resultat.

I dette yrket finnes det titler som blant annet koordinator, planlegger, organisator og lignende. Det varierer litt hvilke arbeidsoppgaver man har med disse titlene, men vanligvis er du en bidragsyter i planlegging av arrangementer. Du kan faktisk også jobbe i reisebyrå som destination management coordinator (DMC). En slik jobb kan innebære å lage et helt opplegg fra gjestene ankommer et sted, til de reiser tilbake. Da er overnatting, aktiviteter, transport og mat planlagt.

Hva tjener en arrangementsplanlegger?

– Lønn er avhengig av hvilken erfaring og bakgrunn man har, og hvilken rolle stillingen har. I hotellbransjen skal ansatte lønnes basert på kompetanse, dyktighet, praksis, ansvar og jobbinnhold. 

Skal jeg tippe, vil nok de fleste tilleggssatsene starte på minimum 4.000 i tillegg til tariffsats per måned.

Hvordan er sjansene for å få jobb som arrangementsplanlegger?

– Det vil alltid være utskifting i betjeningen i bransjen. Noen går videre, noen flytter, noen får tilbud om nye stillinger, så det dukker opp stillinger. Ikke alle hoteller og hotellkjeder har lokale planleggere. Du kan gjerne undersøke om hoteller og bedrifter i nærområdet har behov for en arrangementsplanlegger. Det kan være lurt å ta en prat direkte med aktuelle steder.