Gjennomgått i samarbeid med Fagforbundet 14. februar 2024

Sekretær

Som sekretær er du en nøkkelperson for å sikre en effektiv og velfungerende arbeidshverdag på kontorer og arbeidsplasser.

Arbeidsoppgaver

Sekretærer spiller en viktig rolle i den daglige driften av kontorer og arbeidsplasser. De har ansvar for en rekke administrative oppgaver, som er sentrale for å sikre en effektiv og velfungerende arbeidshverdag. Sekretærer er ofte en nøkkelperson i organisasjonen, og deres arbeid er avgjørende for å sikre at arbeidsflyten er jevn og produktiv.

Vanlige arbeidsoppgaver for sekretæren:

  • skrive brev, referater og andre dokumenter
  • motta og registrere innkommende post, behandle e-post, og utføre andre oppgaver knyttet til dokumenthåndtering
  • ta imot telefoner, svare på e-post, booke møter, organisere arrangementer, og håndtere reiser
  • bistå med å holde daglige rutiner og prosesser i gang, og frigjøre tid til andre ansatte

En sekretær bruker ulike dataverktøy daglig i arbeidet sitt. Det er essensielt å ha ferdigheter i tekstbehandlingsprogrammer, samt å kunne bruke databaser, regneark, presentasjonsverktøy og forskjellige administrasjonsverktøy. I tillegg forventes det ofte at sekretæren har kunnskap om økonomistyring og er kjent med regnskapsprogrammer.

Språkferdigheter, spesielt i engelsk, er også viktig i mange sekretærstillinger. Dette omfatter både muntlig og skriftlig kommunikasjon. Enkelte stillinger kan også innebære oppgaver som oversettelse.

Sekretærens spesifikke kompetanse kan variere avhengig av fagområdet de jobber i. For eksempel vil en helsesekretær ha dybdekunnskap om journalskriving og pasientbehandling, mens en advokatsekretær vil være spesielt kyndig innen lover og rettsbegreper. Dette understreker viktigheten av spesialisert kunnskap i tillegg til generelle sekretærfunksjoner.

Hvor jobber sekretærer?

Som sekretær kan du jobbe innenfor de fleste bransjer, både i stat og kommune og i privat sektor. Enkelte bransjer krever mer spesialisert kompetanse, og du kan da velge å utdanne deg til advokatsekretær, helsesekretær eller administrasjonssekretær.

Intervjuer

Sekretær Eirin Hagen står og smiler foran en blå og grønn vegg. Hun har lyst, skulderlangt hår og pannelugg.

Sekretær

Eirin Hagen

Da jeg var lita lekte jeg at jeg jobbet sånn som dette, med å ta telefonen, ta imot bestillinger og gi beskjeder forteller sekretær Eirin Hagen.

Viktige egenskaper

En sekretær må være rask og nøyaktig, og til enhver tid ha oversikt. Du må kunne jobbe selvstendig og systematisk. God skriftlig og muntlig framstillingsevne er en forutsetning, og gode språkkunnskaper er en fordel.

Lønn

Utdanning

Sekretærer har ulik utdanningsbakgrunn. Noen har utdanning på videregående nivå eller fagskole, mens andre har høyere utdanning. På universitet og høgskole kan særlig utdanning innenfor administrasjon være nyttig.

De som jobber som sekretærer har som oftest studert:

Kilde: Statistisk sentralbyrå 2023. Tall fra november 2022.

De vanligste jobbene blant kontor- og sekretærutdannede

Kilde: Statistisk sentralbyrå 2023. Tall fra november 2022. Forklaring til statistikken
  • 6431 - Sekretærutdanninger
  • 4431 - Sekretærutdanninger
  • 3432 - Kontorfag
  • 4432 - Kontorfag
  • 543103 - Fagskoleutdanning, administrativ koordinator, ettårig
  • 543105 - Fagskoleutdanning, administrativ koordinator, halvårig
  • 543108 - Fagskoleutdanning, sekretær, halvårig
  • 543102 - Fagskoleutdanning, sekretærutdanning
  • 543109 - Fagskoleutdanning, skoleadministrasjonssekretær, halvårig
  • 543101 - Sekretærutdanning, ettårig
  • 543199 - Sekretærutdanning, uspesifisert, påbygging til videregående utdanning
  • 543202 - Fagskoleutdanning, kontor, salg- og serviceledelse, ettårig
  • 543201 - Fagskoleutdanning, kontorfag
  • 543205 - Fagskoleutdanning, kontorfag med IT, halvårig
  • 543206 - Fagskoleutdanning, kontorfag med økonomi og regnskap, halvårig
  • 543204 - Fagskoleutdanning, kontormedarbeider, halvårig

Bedrifter som ansetter sekretærer

Her finner du en oversikt over bedrifter som har stillinger i dette yrket eller lignende yrker. Dette kan være nyttig for den som leter etter arbeidsplass, læreplass eller hospiteringsplasser. Oversikten kan også være nyttig for skoler som vil finne bedrifter de kan samarbeide med.

Bedrifter med sekretærer

Vigo

Informasjon om løpende lærekontrakter og godkjente lærebedrifter hentes fylkesvis fra Vigo. Alle landets fylker har inngått en driftsavtale med Vigo og Utdanning.no for å få denne informasjonen presentert våre nettsider.

Vi henter nye data fra Vigo og oppdaterer informasjonen om lærlinger og lærebedrifter hver natt.

NAV

Arbeidslivsinformasjon får vi fra Nav sitt Arbeidsgiver- og arbeidstakerregister (Aa-registeret).

Arbeidsgivere plikter å registrere sine ansatte i Aa-registeret, blant annet med riktig stillingstittel. Det er 9000 ulike stillingstitler (STYRK-koder) å velge mellom. Noen yrker har mange detaljerte og dels overlappende underkategorier, eksempelvis rørleggere, og andre yrker mangler en egen kategori, eksempelvis hematologer. Dette betyr at det alltid vil forekomme noen unøyaktigheter og feilregistreringer.

Vi har knyttet flest mulig av Nav sine 9000 stillingstitler opp mot 600 yrkesbeskrivelser på Utdanning.no. Dette er en manuell prosess og feil kan forekomme. Vi jobber kontinuerlig med å kvalitetssikre disse koblingene og tar gjerne imot innspill.

Noen stillingstitler fra Aa-registeret er koblet til mer enn én yrkesbeskrivelse. Stillingstittelen "Spesialarbeider (Snekker)" er for eksempel knyttet opp mot yrkene "Møbelsnekker", "Trevaresnekker" og "Industrisnekker". Om en legger sammen stillingstall for disse enkeltyrkene vil det samlede stillingstallet bli for høyt.

Vi innhenter nye data fra Aa-registeret og oppdaterer arbeidslivsinformasjonen slik at vi har nye data på morgenen den 13. i hver måned

  • 5149112 - VELFERDSSEKRETÆR
  • 5139133 - SOSIALSEKRETÆR
  • 4222127 - BOOKINGSEKRETÆR
  • 4142118 - POSTSEKRETÆR
  • 4133142 - TRAFIKKSEKRETÆR
  • 4129108 - METEOROLOGISEKRETÆR
  • 4121108 - LØNNINGSSEKRETÆR
  • 4114118 - LISENSSEKRETÆR
  • 4114117 - TELESEKRETÆR
  • 4114101 - KONTORMEDARBEIDER (TEKSTBEHANDLING)
  • 4113126 - SEKRETÆRLEDER
  • 4113124 - OPPLÆRINGSSEKRETÆR
  • 4113116 - PROSJEKTSEKRETÆR
  • 4113115 - REKLAMESEKRETÆR
  • 4113114 - ORGANISASJONSSEKRETÆR (KONTORARBEID)
  • 4113113 - PRIVATSEKRETÆR
  • 4113112 - SEKRETÆR
  • 4113111 - AVDELINGSSEKRETÆR
  • 4113110 - KONTORSEKRETÆR MED SENTRALBORDTJENESTE
  • 4113109 - PERSONALSEKRETÆR
  • 4113104 - FAKTURERINGSSEKRETÆR
  • 4113101 - KONTORSEKRETÆR
  • 3492102 - PROGRAMSEKRETÆR (RADIO OG FJERNSYN)
  • 3491125 - REDAKSJONSSEKRETÆR
  • 3491104 - INFORMASJONSSEKRETÆR
  • 3449106 - FØRSTESEKRETÆR (OFFENTLIG ADMINISTRASJON)
  • 3449102 - KULTURSEKRETÆR
  • 3431124 - VALGKAMPSEKRETÆR (ADMINISTRASJON)
  • 3431115 - UNGDOMSSEKRETÆR (ARBEIDSTAKERORGANISASJON)
  • 3431111 - RIKSREVISORS SEKRETÆR
  • 3431110 - UNIVERSITETSSEKRETÆR
  • 3431108 - PROTOKOLLSEKRETÆR
  • 3431107 - DIREKSJONSSEKRETÆR
  • 3431105 - FØRSTESEKRETÆR (PRIVAT VIRKSOMHET)
  • 3431101 - ADMINISTRASJONSSEKRETÆR
  • 3419124 - PRODUKTSEKRETÆR (MARKEDSFØRING OG REKLAME)
  • 3419119 - MARKETINGSEKRETÆR
  • 3419107 - MARKEDSSEKRETÆR
  • 3419104 - MARKEDSFØRINGSSEKRETÆR
  • 3418119 - KREDITTSEKRETÆR (BANK)
  • 3120103 - DRIFTSSEKRETÆR (DATA)
  • 2512139 - SEKRETÆR (ARBEIDSTAKERORGANISASJON)
  • 2512138 - DISTRIKTSSEKRETÆR (ARBEIDSTAKERORGANISASJON)
  • 2419105 - AMBASSADESEKRETÆR
  • 2411122 - BYSEKRETÆR (KOMMUNAL VIRKSOMHET)
  • 2411121 - FORMANNSKAPSSEKRETÆR
  • 1227271 - BYRÅDSSEKRETÆR (OFFENTLIG ADMINISTRASJON)
  • 1143107 - ORGANISASJONSSEKRETÆR (INTERESSEORGANISASJONER)
  • 1142106 - FORBUNDSSEKRETÆR
  • 1141104 - PARTISEKRETÆR
  • 1141103 - FYLKESSEKRETÆR (PARTIPOLITISKE ORGANISASJONER)

Andre yrker

Kolleger i prat på kontor

Advokatassistent

En advokatassistent avlaster advokater med praktiske og faglige oppgaver.
Advokatsekretær på kontoret.

Advokatsekretær

Advokatsekretærer sørger for at advokatkontoret fungerer på en effektiv måte.
To ansatte på et apotek som hjelper en kunde over disken

Apoteker

Som apoteker er du daglig leder for et apotek, og har både faglig og administrativt ansvar.
Akrivar sorterer filer i arkivet.

Arkivar

Arkivarer sørger for at informasjon bevares og gjøres tilgjengelig.
Forsikringsrådgiver snakker med kunde.

Forsikringsrådgiver

Forsikringsrådgivere gir informasjon, tilbud og råd til kunder om hvilke forsikringer de har behov for, og inngår forsikringsavtaler.
Fylkesskogmester som ser på en avkappet granstamme

Fylkesskogmester

En fylkesskogmester jobber med skogbruk, miljøtiltak og næringsutvikling knyttet til skog.
Helsesekretær

Helsesekretær

Som helsesekretær har du en kontorfaglig og medisinskteknisk utdanning tilpasset helsetjenesten.
An prosjektleder snakker foran et møte

IT-prosjektleder

En IT-prosjektleder har ansvaret for å lede og gjennomføre IT-prosjekter.
Jurist i diskusjon med kollega.

Jurist

Jurister gir råd og veiledning om juridiske problemstillinger.
Kirketjener i Elverhøy kirke

Kirketjener

En kirketjener har ansvar for kirkebygget og jobber med klargjøring til gudstjenester, renhold, rydding, omvisninger og reparasjoner.
Illustrasjonsbilde av kvinne utenfor kirke.

Kirkeverge

En kirkeverge er øverste administrative leder i et kirkelig fellesråd.
Illustrasjonsbilde av kontoransatte

Konsulent i offentlig sektor

Konsulent og førstekonsulent er blant de vanligste stillingstitlene for offentlige ansatte i Norge.